Datenschutz im Energieausweis-Portal

Stand: 4. November 2026. Diese Hinweise gelten eigenständig für energieausweis.reifferscheidt.de. Die ausdrücklich gekennzeichnete Testumgebung ermöglicht derzeit keine echte Bestellung oder Ausstellung.

Verantwortlich und erreichbar

Ingenieurbüro Reifferscheidt · Inhaber Jan Reifferscheidt
Clematisweg 6 · 22529 Hamburg
Telefon: +49 40 52 47 60 94-0 · energieausweis@reifferscheidt.de

Wofür wir deine Angaben verwenden

Wir verarbeiten Gebäude- und Verbrauchsdaten, Modernisierungsangaben, hochgeladene Abrechnungen und Fotos sowie deine E-Mail-Adresse, um deinen Entwurf zu speichern, den Energieverbrauch zu berechnen, den Ausweis fachlich zu prüfen und dir die fertigen Unterlagen bereitzustellen. Grundlage sind die Vertragsdurchführung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie der sichere Betrieb und die Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Hosting, E-Mail und Dienstleister

Render Services, Inc. betreibt Anwendung, Datenbank und Dateispeicherung in der konfigurierten Region Frankfurt als Auftragsverarbeiter. Render ist ein US-Anbieter; die Serverregion schließt Drittlandzugriffe durch Support und Unterauftragnehmer nicht aus. Für entsprechende Übermittlungen sieht der Vertrag insbesondere EU-Standardvertragsklauseln vor. Render-Datenschutzvereinbarung.

IONOS SE übernimmt den verschlüsselten Versand von Vertrags- und Widerrufseingangsbestätigungen sowie Nachrichten mit persönlichen Downloadlinks. Dabei werden Empfängeradresse und Nachrichteninhalt verarbeitet. Ausweis und Rechenprotokoll werden als geschützter Download bereitgestellt. Mit IONOS besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Antworten, Rückläufer und geschäftliche Korrespondenz können im geschäftlichen Microsoft-365-Postfach bei Microsoft Ireland Operations Limited bearbeitet werden. Es gelten die Microsoft-Vertragsbedingungen zur Auftragsverarbeitung. Internationale Unterauftragnehmer und Drittlandverarbeitungen sind möglich. Microsoft-Datenschutzvereinbarung und Übermittlungsgarantien.

Adresse, Zahlung und Registrierung

Die Adressvervollständigung übermittelt Suchtexte über unseren Server an Geoapify (KEPTAGO LTD, Zypern). Sie dient der richtigen Objektzuordnung und Ergänzung des Bundeslandes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Suche werden keine Abrechnungen, Fotos oder Zahlungsdaten übertragen. Geoapify beschreibt für die Auftragsverarbeitung grundsätzlich eine Verarbeitung im EU-/EWR-Raum. Geoapify-Datenschutzhinweise und Datenschutzvereinbarung.

Stripe Payments Europe, Limited und die für die jeweilige Zahlungsabwicklung zuständigen Stripe-Gesellschaften verarbeiten Kontakt-, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie Transaktions- und Betrugspräventionsdaten. Kartendaten werden direkt bei Stripe eingegeben und nicht von uns gespeichert. Wir erhalten den Zahlungsstatus und die erforderlichen Rechnungsdaten. Stripe erstellt die Rechnung; eine PDF-Kopie wird in unserem geschützten Rechnungsarchiv gespeichert. Grundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, für Missbrauchsabwehr Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Stripe handelt je nach Zweck als Auftragsverarbeiter oder eigener Verantwortlicher, insbesondere für eigene gesetzliche Pflichten. Drittlandverarbeitungen sind möglich; Stripe beschreibt dafür insbesondere Standardvertragsklauseln. Stripe-Datenschutzhinweise und Datenschutzvereinbarung.

Für die gesetzliche Registrierung und Stichprobenkontrolle übermitteln wir die erforderlichen Ausweisdaten an das Deutsche Institut für Bautechnik (DIBt) beziehungsweise die zuständige Kontrollstelle. Diese handeln aufgrund ihrer gesetzlichen Aufgaben. In der Testversion werden ausschließlich gekennzeichnete Testregistrierungen verwendet.

Freiwilliges Auslesen von Abrechnungen

Erst wenn du die KI-Erkennung auswählst und der Übermittlung zustimmst, senden wir die ausgewählten Abrechnungen an die OpenAI-API (OpenAI Ireland Limited). Grundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst die Werte stattdessen selbst eingeben und deine Einwilligung jederzeit für die Zukunft gegenüber uns widerrufen; die bis dahin rechtmäßige Verarbeitung bleibt unberührt. Bereits abgeschlossene Auslesevorgänge lassen sich nicht rückgängig machen. Bitte entferne nicht benötigte Personen-, Bank- und Kundendaten vor dem Upload.

Die KI liefert Vorschläge, die du vor der Übernahme kontrollierst. Die fachliche Freigabe erfolgt durch den Aussteller. OpenAI verwendet API-Eingaben und -Ausgaben nach seinen Standardbedingungen nicht zum Training, sofern nicht ausdrücklich eine Datenfreigabe aktiviert wird. Eine solche Freigabe ist für diese Anwendung nicht vorgesehen. Wir fordern keine dauerhafte Speicherung der API-Antwort an (store=false). Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle können grundsätzlich bis zu 30 Tage gespeichert werden; gesetzliche oder sicherheitsbedingte Ausnahmen sind möglich. Dies ist keine Zusage vollständiger Sofortlöschung oder ausschließlich europäischer Verarbeitung. Für internationale Übermittlungen gelten insbesondere die im Vertrag vorgesehenen Standardvertragsklauseln. OpenAI-Datenschutzvereinbarung und Informationen zur API-Datenverarbeitung.

Vorbereitung der fachlichen Prüfung

Nach Beauftragung und ab zulässigem Bearbeitungsbeginn bereiten wir zusätzliche Freitextangaben zum Gebäude mit der OpenAI-API für unseren Energieberater auf. Übermittelt werden die bauteilbezogenen Angaben, das Baujahr und die strukturierten Modernisierungsangaben. Kontakt- und Adressfelder, Abrechnungen und Fotos werden hierbei nicht mitgesendet; bekannte Kontaktdaten in Freitexten werden soweit technisch erkennbar entfernt. Bitte trage dort nur Gebäudedetails und keine Personen- oder Kontaktdaten ein. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten, nachvollziehbaren fachlichen Auftragsprüfung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; wir prüfen deinen Auftrag dann manuell. Die oben genannten OpenAI-Verarbeitungsbedingungen gelten auch hier. Vorschläge und Belegstellen werden im geschützten Prüfbereich gespeichert und durch den Energieberater geprüft und bei Bedarf korrigiert. Sie ändern keine Berechnungswerte und lösen keine Ausstellung aus. Ihre Löschung erfolgt gemeinsam mit den technischen Auftragsunterlagen.

Objektfotos werden derzeit für die fachliche Prüfung gespeichert und angezeigt. HEIC-/HEIF-Aufnahmen werden vor dem Upload lokal in deinem Browser in JPG umgewandelt; ein externer Konvertierungsdienst erhält sie nicht. Sie werden nicht automatisch mit KI ausgewertet und von uns nicht zum Training eines KI-Modells verwendet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO findet für die Ausstellung nicht statt.

Gebäudeaufnahme für den Bedarfsausweis

In der gesondert gekennzeichneten Vorabversion speichern wir Gebäudeadresse, Geometrie, Bauteil- und Anlagendaten, Kontaktangaben und freiwillig hochgeladene Grundrisse, Schnitte, Baubeschreibungen oder Gerätedaten. Grundlage ist die von dir gewünschte Vorbereitung und Prüfung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Erst wenn du die Aufnahme ausdrücklich zur Prüfung übergibst, wird sie im Beraterbereich zur Bearbeitung sichtbar. Es wird damit noch keine Zahlung oder Ausstellung ausgelöst.

Wenn du für einen Upload ausdrücklich „KI-Auslesen mit OpenAI“ aktivierst, übermitteln wir die jeweilige vollständige Datei an die OpenAI-API zur Erkennung von Gebäudedaten, sichtbaren Maßangaben und ihren Fundstellen. Grundlage dieser freiwilligen Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Aktivierung bleibt die Datei bei uns für die manuelle Prüfung; eine automatisierte Weitergabe an OpenAI findet dann nicht statt. Die oben erläuterten OpenAI-Verarbeitungs- und Übermittlungsbedingungen gelten auch hier. Die erkannten Vorschläge werden getrennt gespeichert, nicht automatisch als richtige Eingaben übernommen. Deine ausdrückliche Übernahme wird mit Quelle, Dateiseite und Zeitpunkt dokumentiert. Du kannst die Aktivierung für spätere Uploads ausschalten und eine Unterlage einschließlich zugehöriger Vorschläge löschen; eine bereits erfolgte Übermittlung kann dadurch nicht rückgängig gemacht werden. Bitte schwärze vorher nicht benötigte Namen und andere personenbezogene Angaben in Plänen.

Die vorbereitende Gebäudeaufnahme, Prüfvermerke, Unterlagen und KI-Ergebnisse werden 30 Tage nach der letzten gespeicherten Änderung aus dem aktiven System entfernt. Du kannst die Aufnahme vorher selbst löschen. Zur Wiederaufnahme halten wir zusätzlich einen Stand im lokalen Browserspeicher für bis zu 30 Tage seit der letzten Bearbeitung vor. Auf gemeinsam genutzten Geräten bitte die Websitedaten nach Abschluss löschen. Serverseitige Löschung entfernt keine zuvor selbst heruntergeladenen Berichte oder unabhängigen lokalen Kopien auf anderen Geräten. Für Sicherungskopien gilt der unten beschriebene Sicherungszyklus.

Aufbewahrung und automatische Löschung

Ausgestellte Energieausweise sowie die zu ihrer Ausstellung verwendeten Daten und Unterlagen werden zwei Jahre ab dem Ausstellungsdatum aufbewahrt (§ 99 Abs. 5 GEG). Die stündliche Bereinigung entfernt nach Ablauf dieser Frist die technischen Ausweisunterlagen aus dem aktiven System: Ausweis, Rechenprotokoll, Prüfdaten, zugehörige Belege und Bilder sowie Versand- und Downloadinformationen. Gemeinsam mit einem anderen Auftrag verwendete Unterlagen bleiben bis zum Ablauf der dort geltenden Frist gespeichert. Eine im Einzelfall erforderliche, dokumentierte Aufbewahrungssperre, etwa wegen einer laufenden Kontrolle oder eines Rechtsstreits, geht der automatischen Löschung vor.

Entwürfe ohne zugehörigen Auftrag werden nach 30 Tagen ohne Bearbeitung automatisch entfernt. Testaufträge können vorzeitig gelöscht werden. Rechnungen und Buchungsbelege werden getrennt grundsätzlich acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres aufbewahrt (§ 14b UStG, § 147 AO). Erforderliche Geschäftsbriefe, Vertragsbestätigungen, Bestellerklärungen und Widerrufskorrespondenz bleiben grundsätzlich sechs Jahre ab Ende des betreffenden Jahres gespeichert. Gesetzlich erforderliche Verlängerungen gehen vor. Dies bedeutet keine achtjährige Aufbewahrung sämtlicher Gebäudefotos und Verbrauchsunterlagen. Reine Testbelege haben keine steuerliche Aufbewahrungspflicht und werden nach 30 Tagen bereinigt. Eine Löschung im Portal entfernt keine Kopien, die du selbst heruntergeladen hast, und ruft keine bereits versandten E-Mails zurück.

Gelöschte Daten können noch vorübergehend in zugriffsbeschränkten Sicherungen des Hostinganbieters enthalten sein und verschwinden dort mit dem jeweiligen Sicherungszyklus. Sie werden nicht für den laufenden Betrieb verwendet. Bei einer Wiederherstellung müssen zwischenzeitliche Löschungen und abgelaufene Fristen vor der erneuten Freigabe nachgezogen werden.

Persönlicher Download und technische Sicherheit

Der Link in deiner E-Mail erlaubt den Zugriff auf Ausweis und Rechenprotokoll für bis zu 30 Tage, längstens bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Jede Person mit diesem Link kann die Unterlagen abrufen; teile ihn deshalb nur mit berechtigten Personen. Beim erneuten Versand oder Zurückziehen eines Auftrags werden frühere Links gesperrt. Wir speichern den Versandstatus und den Zeitpunkt des ersten PDF-Abrufs, um die Bereitstellung nachvollziehen und bei Rückfragen helfen zu können. Ein Öffnungstracking der E-Mail durch Zählpixel findet nicht statt.

Für die Zuordnung deines Entwurfs verwendet das Portal ein technisch erforderliches Sitzungscookie mit bis zu 30 Tagen Laufzeit. Für angemeldete Prüfer besteht ein getrenntes Zugangscookie. Technische Begrenzungen gegen Missbrauch verwenden zeitlich begrenzte, gehashte Kennungen. Die Verbindung zum Portal und die Anmeldung am Mailserver erfolgen verschlüsselt.

Lokale Merkliste und U-Wert-Rechner

Die Unterlagen-Checkliste und der U-Wert-Rechner speichern ihre Eingaben für bis zu 30 Tage seit der letzten Nutzung ausschließlich im lokalen Speicher deines Browsers. Damit kannst du deine Vorbereitung beziehungsweise Berechnung fortsetzen. Die U-Wert-Berechnung erfolgt im Browser; diese Eingaben werden nicht an einen KI-Dienst oder unsere Auftragsdatenbank gesendet. Du kannst den Rechner über „Neu beginnen“ zurücksetzen oder beide Speicherstände über die Websitedaten deines Browsers löschen. Die Speicherung dient der von dir genutzten Funktion, nicht Werbung oder Besucheranalyse.

Freiwillige Formularhilfe und WhatsApp

Wenn du „Formularstand für Hilfe freigeben“ auswählst, kann unser angemeldetes Supportteam deinen aktuell gespeicherten Entwurf einschließlich Gebäudefotos und berechneter Vorschau, den zuletzt gemeldeten Formularschritt und die angezeigten Hinweise einsehen. Eine zufällig erzeugte Vorgangsnummer ordnet deine Anfrage zu; sie allein ermöglicht keinen öffentlichen Zugriff. Die Einsicht endet nach 24 Stunden oder sobald du im Formular „Freigabe beenden“ auswählst. Die Supportzuordnung und Hinweise werden anschließend bei der stündlichen Bereinigung entfernt. Der Entwurf selbst unterliegt weiterhin der oben beschriebenen Aufbewahrung. Grundlage der freiwilligen Freigabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; eine Beendigung wirkt für die Zukunft. Du kannst uns auch ohne diese Freigabe telefonisch oder per E-Mail kontaktieren.

Sofern der WhatsApp-Kontakt angeboten wird, lädt unsere Website keine WhatsApp-Komponenten und überträgt beim bloßen Seitenbesuch keine Daten an WhatsApp. Erst beim Öffnen des Links wechselst du zu WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited). Der vorbereitete Nachrichtentext enthält nur die Vorgangsnummer und den Schritt im Formular, keine Adresse, Verbrauchswerte, Belege oder Zugangsdaten. Du kannst ihn vor dem Absenden ändern. WhatsApp verarbeitet dabei unter anderem Verbindungs- und Kontodaten nach seiner Datenschutzerklärung; eine Verarbeitung außerhalb der EU ist möglich. Bitte sende keine Ausweisdokumente, Bankdaten oder vollständigen Abrechnungen im Chat. Für Unterlagen nutze den geschützten Upload im Portal.

Wir nutzen eingehende Nachrichten zur Bearbeitung deiner Anfrage und gegebenenfalls zur Vertragsanbahnung oder -durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für allgemeine Fragen ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung maßgeblich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Löschung der Supportzuordnung entfernt keine bereits gesendeten Nachrichten aus WhatsApp. Erforderliche Geschäfts- und Vertragskorrespondenz unterliegt den oben genannten gesonderten Aufbewahrungsfristen.

Deine Rechte

Du hast nach den gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kannst du für die Zukunft widerrufen; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen. Bei Fragen wende dich an die oben genannte Kontaktadresse. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Erforderliche Angaben und Übermittlungsgarantien

Ohne die im Formular erforderlichen Gebäude-, Verbrauchs-, Kontakt- und Zahlungsangaben können wir den Ausweis nicht erstellen oder zustellen. Die freiwillige KI-Erkennung ist keine Voraussetzung für die Bestellung. Bei Angaben über weitere Personen verarbeiten wir nur erforderliche Daten, auf Grundlage einer gesetzlichen Pflicht oder unseres berechtigten Interesses an einer sachgerechten Auftragsbearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. c beziehungsweise f DSGVO). Du kannst bei uns eine Kopie beziehungsweise nähere Angaben zu den einschlägigen Übermittlungsgarantien anfordern.